Information über die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) 02.05.2018 Am 25.Mai 2018 tritt die neue Datenschutz-Grundverordnung EU-weit in Kraft, die für Beherbergungsbetriebe und Zimmervermieter folgende Pflichten mitbringt: - Es muss ein Verfahrensverzeichnis erstellt werden, in dem die Verwaltung der Daten dokumentiert ist
- Es muss zwischen sensiblen Daten und anderen personenbezogenen Daten unterschieden werden
- Daten müssen nach der jeweiligen Speicherdauer dauerhaft gelöscht werden
Bei Verstößen gegen die DSGVO sieht das Gesetz Strafen von bis zu 10 Millionen € vor. Durch die immer strengeren Datenschutzbestimmungen müssen viele Geschäftsprozesse und Schnittstellen angepasst werden, relevant ist: - Die Schnittstelle für die elektronische Gästemeldung wird im Laufe des Jahres 2018 durch eine neue Schnittstelle ersetzt. Dadurch wird eine Änderung der Konfiguration in Zimmersoftware notwendig. Die Umstellung auf die neue Schnittstelle wird in Zusammenarbeit mit den Gemeinden, Gemeindeverbänden und Tourismusverbänden erfolgen. (Die Übertragung des elektronischen Gästeblatts mit „Gästeverwaltung“ wird nicht mehr funktionieren, Information für Gästeverwaltung-Kunden weiter unten)
Weitere Informationen zur DSGVO: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:32016R0679 https://dsgvo-gesetz.de/ Information für Zimmersoftware-Kunden
Loggen Sie sich in Ihr Zimmersoftware-Konto ein und rufen Sie diese Adresse auf: https://de.roomsoftware.com/Info/Datenschutz-Grundverordnung Füllen Sie das Formular noch vor dem 21. Mai 2018 aus und drücken Sie „speichern“. - Ca. 1 Woche vor Inkrafttreten der DSGVO (oder ca. 2-3 Tage nachdem Sie das Formular ausgefüllt haben) schicken wir Ihnen einen Text für Ihr Verfahrensverzeichnis zu.
Alle weiteren Anforderungen werden von Zimmersoftware unterstützt: - Zimmersoftware unterscheidet zwischen sensiblen Daten und anderen personenbezogenen Daten
- Zimmersoftware löscht alle Daten automatisch nach der jeweiligen Speicherdauer
- Zimmersoftware unterstützt die neue Schnittstelle von Feratel (Ihre Gemeinde, Tourismusverband oder Gemeindeverband wird Sie informieren, wenn die Schnittstelle umgestellt wird.) Kontaktieren Sie den Zimmersoftware Kundendienst sobald Sie den konkreten Termin haben.
Information für Gästeverwaltung-KundenDie „Gästeverwaltung“ war ein Windows-Programm, das 2017 eingestellt wurde und nicht mehr unterstützt wird. Ein weiteres Betreiben der Gästeverwaltung unter Einhaltung der DSGVO ist nur sehr schwer möglich, weil der Hotelier bzw. Vermieter von Ferienwohnungen regelmäßig alte Buchungen und sensible Daten suchen und löschen müsste, was ein großer Aufwand wäre. Die Zimmersoftware KG hat die Marke „Gästeverwaltung“ und die Domain „gaesteverwaltung.at“ gekauft und bietet für die Kunden der Gästeverwaltung eine Nachfolgelösung mit folgenden Sonderkonditionen an: - Rabatt von 100% des Kaufpreises der Gästeverwaltung (aufgeteilt auf die ersten zwei Jahresrechnungen)
- Kostenlose Übertragung der Kundenstammdaten von der Gästeverwaltung in die Zimmersoftware
- Automatische Übertragung der Verfügbarkeit an AirBnB, Bergfex, fewo-direkt bereits bei Zimmersoftware BASIC (sonst nur ab Zimmersoftware PRO)
- Bei Wechsel zu Zimmersoftware vor 25.Mai 2018: kostenlose Erstellung eines Verfahrensverzeichnisses (siehe oben)
Mehr Informationen dazu: http://www.gaesteverwaltung.at/ Zimmersoftware bietet außerdem noch folgende Vorteile gegenüber der Gästeverwaltung: - Integrierte Registrierkasse (nur in Österreich relevant) Anstatt mit c-bird einen zweiten Ausdruck machen zu müssen wird der QR-Code direkt auf die Rechnung gedruckt
- Direktbuchung im Internet ohne Buchungsgebühren durch eine integrierte kostenfreie Booking Engine
- Überall nutzbar: Zimmersoftware kann ortsunabhängig von jedem Gerät mit Web-Browser genutzt werden, egal ob mit PC im Büro, Tablet im Wohnzimmer oder Smartphone in der Bahn. Somit haben Sie alle Funktionen mobil zur Verfügung und sind nicht an den Rezeptions-PC gebunden.
- Verbesserte Preisgestaltung mit Pauschalpreisen, Kundenpreisen, Firmenpreisen, Tagespreisen und Gutscheincodes für Stammkunden
- integriertes E-Mailsystem vereinfacht den Versand von Rechnungen, Mahnungen und Buchungsinformationen – funktioniert auch auf dem Smartphone und allen anderen Geräten
- Höhere Zuverlässigkeit durch redundante Rechenzentren und automatische Datensicherung alle 24 Stunden – Sie sind vor
- Kassenbuch und Buchhaltungsfunktionen
Optional bieten wir noch ZimmerSoftware PRO und PREMIUM, an, die noch weitere Funktionen beinhalten, die für mittlere und größere Betriebe von Nutzen sind - Anbindung an Channel-Manager: Synchronisieren Sie automatisch alle Buchungsplattformen wie booking.com, HRS, Expedia und viele andere
- Automatisierter Reinigungsplan: Erstellen den Reinigungsplan stockweise innerhalb weniger Sekunden
- Dienstplan: Sehen Sie wie die Anzahl der Ankünfte, Bleiber, Abreisen und Frühstück wenn Sie Ihre Mitarbeiter einteilen
- Lagerverwaltung und Wäscheverwaltung und viele weitere Funktionen, wie z.B. Statistiken, Buchhaltungsfunktionen
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